Mengelola pertemuan/rapat
¯
PENGERTIAN RAPAT
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media
komunikasi kelompok yang bersifat tatapmukadan sangat penting, diselenggarakan
oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untukmendapatkan mufakat
melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan
bentukkomunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan
memecahkan permasalahantertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan
dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaanorganisasi dapat dirumuskan.
Walaupun rapat merupakan aktivitas
yang sangat penting, namun sering kita temukan beberapa
permasalahan dalam rapat, dimana
kita sering mendengar adanya keluhan dari pengawai,”Apa sih,gunanya rapat?”.
Artinya adanya keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat karena
rapatdianggap tidak perlu, membuang-buang waktu. Hal ini terjadi karena pengelolaan
rapat yang kurang tepatantara lain:
1.
Para anggota organisasi terlalu
sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan
seharusnya terlibat dalam rapat.
2.
Rapat hanya dijadikan alat
pembenaran ide atau kehendak pimpinan.
3.
Hasil rapat tidak pernah
ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa pernah diusahakan
untuk direalisasikan.
Dalam suatu perusahaan ataupun
organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik internal maupun
eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar kelompok atau individu
didalam perusahaan adalah dengan rapat.
Berikut di sajikan beberapa
pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli:
Menurut para ahli:
1.
Menurut
Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara
pimpinan
kantor dengan stafnya.
2.
Kemudian
Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian bisadisimpulkan
oleh penulis:
a. Rapat,
merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataopmuka yang
sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
b. Rapat,
merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
c. Rapat
juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.
d. Juga
dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.
e. Rapat,
adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri
untukmembicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama.
f. Secara
singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/parapegawai
untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.
Pengertian
pertemuanPertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk
menghimpun bahan-bahan .pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh
pimpinan dengan stafnya tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk
menyusun usulan bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua unsur
yang ada.
Pengertian pertemuan menurut para ahli :
Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu,
sidang, majelis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar
pikiran mengenai sesuatu masalah.
Ø Dalam buku
Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe: Rapat adalah kumpulan beberapa orang
atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama
untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus
mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hash yang disepakati/disetujui
bersama.
Ø
Dalam buku Surat Menyurat dan Komunikasi penyusun Cut
Rozanna, rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi
sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut
kepentingan bersama.
Rapat
merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan
Ø Menurut Nunung dan Ratu Evi (2001:129)
rapat merupakan suatu alat Komunikasi antara pimpinan kantor dan stafnya.
Ø Rapat ialah suatu bentuk media
Komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh
banyak organisasi, bak swasta maupun pemerintah.
Ø Menurut Hasibuan (1985) Diskusi,
adalah visi dari dua atau lebih individu yang berinteraksi secara verbal dan
dengan saling bertatap muka tentang tujuan atau target yang telah diberikan
dengan cara pertukaran informasi atau mempertahankan.
Ø Moh. Uzer Usman (2005:94) menyatakan
bahwa diskusi kelompok adalah proses yang teratur yang melibatkan sekelompok
orang diwajah informasi untuk menghadapi interaksi dengan berbagai pengalaman
atau informasi, kesimpulan atau solusi untuk masalah.
Ø Moh Surya (1975:107), mendefinisikan
diskusi kelompok adalah proses dimana siswa akan mendapatkan kesempatan untuk
berkontribusi pengalaman mereka sendiri dalam memecahkan masalah umum.
Dengan demikian
kesimpulan saya,Pengertian Rapat adalah Suatu media Komunikasi Untuk Merundingkan
suatu permasalahan yang diselesaikan secara bermusyawarah dalam suatu kelompok
Ø FUNGSI RAPAT
Fungsi
penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :
v Untuk memecahkan masalah.
v Untuk menyampaikan informasi.
v Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat
berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.
v Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat
(karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
v Sebagai sarana bernegosiasi.
v Ketentuan hokum.
Ø JENIS-JENIS
RAPAT
Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya.
Menurut
tujuannya, rapat dibedakan
menjadi 3 macam, yaitu
a.
Rapat
Penjelasan adalah rapat
yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Dalam
rapat penjelasan, seorang pemimpin
rapat memberikan penjelasan kepada para peserta
rapat.
b.
Rapat Pemecahan merupakan
rapat yang bertujuan mencari
pemecahan suatu
masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta
rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang
akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang
sedang dihadapi.
c.
Rapat Perundingan adalah rapat
yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.
Rapat menurut sifatnya dibedakan
menjadi 4, antara lain:
a)
Rapat resmi (formal
meeting)
b)
Rapat resmi adalah rapat yang
diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku
peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat
akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan
agenda rapat.
c)
Rapat tidak resmi (informal
meeting)
d)
Rapat tidak resmi adalah rapat yang
diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan
persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi
tiba-tiba.
e)
Rapat terbuka
f)
Rapat terbuka adalah rapat yang
dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan
masalah yang bersifat tidak rahasia.
g)
Rapat tertutup
h)
Rapat tertutup adalah rapat yang
dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan
masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagi berikut :
a)
Rapat mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang
diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat
rutin.
b)
Rapat bulanan
Rapat bulanan adalah rapat yang
diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama
sebulan yang lalu.
d)
Rapat semesteran
Rapat semesteran adalah rapat yang
diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi
selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke
depan.
e)
Rapat tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang
diadakan setahun sekali.
Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :
a)
Rapat rutin
Rapat rutin adalah rapat yang sudah
ditentukan waktunya.
b)
Rapat insidentil
Rapat insidentil adalah rapat tidak
terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus
diseleseikan bersama.
Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat
dibedakan menjadi dua macam yaitu:
a)
Rapat Vertikal, yaitu rapat
antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang
berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan
keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran
sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan
untuk berpikir secara kreatif.
b)
Rapat
Horizontal, yaitu rapat
yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini
diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan
kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya
duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat
dalam pelaksanaan tugas.
Berdasarkan
pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua macam antara lain:
a)
Rapat kerja
Terpimpin, yaitu rapat
dimana pimpinan rapat memegang peran utama dalam pengambilan keputusan. Rapat
kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang
peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara
serentak dan seragam.
b)
Rapat kerja
terbuka, yaitu lawan
dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang peranan utama dan
para peserta diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran positif yang
dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan
pikiran.
Berdasarkan nama,
rapat dibedakan menjadi dua macam antara lain:
1)
Rapat kerja.
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan
dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas
suatu instansi.
2) Rapat dinas.
Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah
kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di
instansi pemerintah).
3)
Musyawarah kerja.
Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.
Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat
kontemporer (sewaktu-waktu) atau bila terjadi suatu peristiwa yang luar biasa.
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:
Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.
Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang
terjadi.
Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.
Agar Tujuan
Rapat dapat dicapai, analisis (Pelajari) terlebih dahulu bagaimana tingkat ketercapaian
dari Tujuan tersebut.
Tujuh persyaratan pelaksanaan rapat
yang baik:
1.
Suasana terbuka
2.
Tidak ada monopoli
3.
Partisipasi aktif dari peserta rapat
4.
Bimbingan dan pengawasan dari
pimpinan
5.
Perdebatan berdasarkan argumentasi
bukan emosi
6.
Pertanyaan singkat dan jelas
7.
Disiplin waktu
Syarat-Syarat Rapat
Rapat dapat dikatakan
berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah
ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat
yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat.
Suatu pertemuan dapat disebut
sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
a)
Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi,
perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan
secara bermusyawarah.
b)
Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
c)
Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak
ada yang disembunyikan serta prasangka ).
d)
Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta
rapat, masalah yang dibahas.
Untuk mencapai tujuan rapat agar
rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang
baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :
a) Persiapan rapat.
Persiapan rapat harus dirancang
dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan
yang harus dilaksanakan, yaitu :
1)
Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
2)
Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3)
Penentuan tempat.
4)
Akomodasi.
5)
Konsumsi.
6)
Media/peralatan.
b) Pelaksanaan rapat.
1)
Suasana rapat berlangsung terbuka.
2)
Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
3)
Adanya kendali dari ketua rapat
4)
Hindarkan debat kusir.
5)
Bahasa harus komunikatif.
6)
Hindarkan monopoli ketika berbicara.
7)
Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
8)
Adanya notulen.
9)
Acara rapat.
10) Media rapat.
Ø TIPE PESERTA
DAN PEMIMPIN
Ø
Tipe peserta rapat:
o
Tipe pemberi semangat, yaitu tipe
peserta rapat yang memiliki kemauandan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga
mampu menggerakkan orang lain.
o
Tipe penyerang, yaitu tipe peserta
rapat yang selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta
yang lain.
o
Tipe pendengar, yaitu tipe peserta
rapat yang biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan
sebagai pendengar yang baik dan hanya mendengarkan informasi-informasi yang
disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka
mengeluarkan pendapat, kritik atau saran, dan lebih bersifat pendiam.
Ø fungsi
peserta rapat:
o
Sebagai penyumbang pendapat, yaitu
peserta rapat harus dapat menyumbangkan pendapat/ide agar masalah yang dihadapi
dapat diselesaikan secara bersama-sama. Semakin banyak peserta rapat yang
menyumbangkan pendapatnya, semakin banyak masukan yang didapat untuk
menyelesaikan masalah. Agar pendapat seorang peserta rapat dapat diterima oleh
peserta rapat yang lain, hendaklah pendapat yang disampaikan berdasarkan atas
pemikiran yang saksama.
o
Sebagai penyumbang data, yaitu
pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para peserta rapat haruslah berdasarkan
data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan para
peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan
langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas
dalam rapat.
o
Sebagai perumus kesimpulan, semua
saran, pendapat, ide, gagasan dari seluruh peserta rapat tentunya perlu
dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan
yang diharapkan semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut
berperan aktif dalam perumusan kesimpulan.
o
Sebagai pembantu pimpinan, yaitu
setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat
menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan
semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang
dapat membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan.
Ø
Tipe Pemimpin Rapat:
Namun secara garis besar tipe-tipe
pemimpin rapat dapat dilihat sebagai berikut:
1. Tipe Otoriter
o
Tipe
otoriter adalah orang yang memimpin rapat dengan sikap 'tangan besi'. Maksudnya
pemimpin dengan tipe ini merasa bahwa ialah orang yang paling mengetahui
permasalahan yang sedang dihadapi. Sehingga ia tidak memberikan kesempatan
kepada orang lain untuk mengeluarkan pendapat.
Pemimpin seperti ini biasanya lebih cendrung bertindak seperti komandan yang memberikan perintah kepada prajurit-prajuritnya. Rapat yang dipimpin dengan orang dengan tipe ini serasa tidak hidup. Karena setiap permasalahan tidak lagi didiskusikan melainkan langsung diatasi oleh pimpinan itu sendiri.
Pemimpin seperti ini biasanya lebih cendrung bertindak seperti komandan yang memberikan perintah kepada prajurit-prajuritnya. Rapat yang dipimpin dengan orang dengan tipe ini serasa tidak hidup. Karena setiap permasalahan tidak lagi didiskusikan melainkan langsung diatasi oleh pimpinan itu sendiri.
2. Tipe
Demokratis
Tipe ini merupakan idaman bagi peserta rapat, ia
memberikan kebebasan bagi anggota rapat untuk memeberikan pendapatnya
masing-masing. Pemimpin dengan tipe ini merasa bahwa rapat merupakan ajang
penyelesaian masalah bersama dengan cara musyawarah.
Rapat yang dipimpin oleh pemimpin bersifat demokratis menghasilkan keputusan rapat yang diambil oleh keseluruhan peserta rapat. Rapat menjadi dinamis karena seluruh peserta rapat ikut menyumbangkan idenya masing-masing.
Rapat yang dipimpin oleh pemimpin bersifat demokratis menghasilkan keputusan rapat yang diambil oleh keseluruhan peserta rapat. Rapat menjadi dinamis karena seluruh peserta rapat ikut menyumbangkan idenya masing-masing.
3. Tipe
laissez faire
Berbanding terbalik dengan kedua tipe diatas, tipe ini
membiarkan peserta rapat untuk menyelesaikan masalahnya sendiri. Pemimpin
dengan tipe ini acuh tak acuh terhadap rapat yang sedang dilaksanakan. Tipe ini
juga menyerahkan segala sesuatunya kepada peserta rapat. Pemimpin rapat tipe
laissez faire ini ibarat penonton saja diataran peserta rapat.
Dari ketiga tipe pemimpin rapat diatas, dapat kita simpulkan bahwa tipe pemimpin rapat bersifat demokratislah yang mampu menghidupkan suasana rapat yang ideal, sekaligus menghasilkan keputusan rapat yang mencerminkan aspirasi seluruh peserta rapat.
Dari ketiga tipe pemimpin rapat diatas, dapat kita simpulkan bahwa tipe pemimpin rapat bersifat demokratislah yang mampu menghidupkan suasana rapat yang ideal, sekaligus menghasilkan keputusan rapat yang mencerminkan aspirasi seluruh peserta rapat.
Fungsi pemimpin rapat:
Sebagai
pengarah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta
rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari
pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam
konteksnya, fokus, dan tidak menyebar ke topik/masalah lainnya.
Sebagai
penengah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah
jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.
Seorang pemimpin rapat harus mampu bersikap adil kepada semua peserta rapat,
tidak memihak kepada seseorang/kelompok tertentu, dan tidak mencari-cari siapa
yang salah dan yang benar.
Sebagai
penggerak, yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta
rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan
pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai
dengan harapan semua peserta rapat.
Sebagai
pencari solusi, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai
pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin
rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan
demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman
yang luas.
Ø TEKNIK PENGENDALIAN RAPAT
·
Tiga teknik pengendalian rapat:
1.
Pengendalian rapat bebas terbatas
adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para
peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Peserta rapat
diperbolehkan beradu argumentasi atau berdebat tanpa harus melalui pemimpin
rapat. Pemimpin rapat hanya bertugas mengawasi jalannya pembicaraan. Jika
pembicaraan dirasa sudah cukup, pemimpin dapat menghentikan perdebatan dan
menyimpulkannya menjadi sebuah keputusan rapat.
2.
Pengendalian rapat secara ketat
adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau
mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh
mengeluarkan pendapat hanya seizin pemimpin rapat dengan waktu dan jumlah
penanya yang sudah ditentukan.
3.
Pengendalian gabungan bebas terbatas
dengan ketat adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan
seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan
apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung
menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali. Jika
situasi rapat sudah dianggap lancar kembali, pemimpin rapat dapat menggunakan cara
pengendalian bebas terbatas.
Ø 3 (tiga)
teknik bertanya dalam rapat adalah sebagai berikut.
- Pertanyaan umum adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seluruh peserta rapat dengan tujuan agar setiap peserta turut aktif untuk berpikir mencari jawabannya.
- Pertanyaan langsung adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat yang mempunyai sifat pemalu/penakut untuk aktif dalam kegiatan rapat. Pertanyaan model langsung dapat juga digunakan untuk memberikan terapi kepada para peserta yang asyik dengan percakapan pribadi.
- Pertanyaan tidak langsung/dioperkan adalah pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin rapat dan pemimpin rapat mengoperkan kembali pertanyaan tersebut kepada peserta rapat lainnya. Pertanyaan model ini bertujuan untuk memotivasi keaktifan para peserta dalam kegiatan rapat dan menghindari monopoli dari pemimpin rapat.
Ø PERENCANAAN DAN PELAKSANAAN RAPAT
Dalam rangka menyelenggarakan rapat,
ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam
mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :
v Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk
menentukan urgensi dari rapat
tersebut.
v What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini
untuk mempersiapkan
agenda rapat.
v Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal
ini untuk menentukan
peserta rapat yang diundang.
v Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk
menentukan tempat
penyelenggaraan rapat.
v When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk
menentukan hari, tanggal dan
waktu rapat akan diselenggarakan.
v How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk
menentukan apakah rapat
tersebut akan diselenggarakan secara
berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka,
dengan bahan rapat yang dibagikan
terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD
projector, tape, video
dan alat lainnya.
Merencanakan
dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu
pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan
berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan
penyelenggaraan adalah sebagai berikut :
a)
Membuat agenda rapat dan acara rapat susunan
Agenda rapat adalah daftar yang
berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suat rapat.
Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari
topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu
acara yang akan diadakan atau dilaksanakan
pada suatu rapat dengan
mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus
disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
b)
Menentukan peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat
ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun
daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali
dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
c)
Membuat undangan rapat
Surat undangan merupakan surat
pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi
dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang
dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
1)
Menggunakan kop surat atau kepala
surat.
2)
Mencantumkan nomor surat undangan
serta tanggal pembuatan.
3)
Mencantumkan perihal undangan rapat.
4)
Mencantumkan nama-nama orang yang
diundang rapat.
5)
Mencantumkan hari, tanggal, waktu
dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
Ditandatangani oleh pejabat yang
bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
Waktu pengiriman undangan, hendaknya
jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang
terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus
dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai
cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat
tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan,
memprosesnya hingga mengirimnya.
d)
Membuat daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu
buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar
hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat,
untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi
dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
e)
Mempersiapkan bahan rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu
dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
Agenda rapat. Notula/hasil rapat
yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya)
Bahan-bahan yang akan dibicarakan
dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam
sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu
rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang,
maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan,
agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
f)
Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu
dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :
1)
While board
lengkap dengan spidol dan penghapus.
2)
Flip chart lengkap
dengan spidolnya.
3)
LCD Projector atau
OHP (Over Head Projector) lengkap
dengan layarnya.
Sound system lengkap dengan mikroponnya.
4)
Map atau tas yang dipergunakan untuk
menempatkan bahan-bahan rapat.
5)
Block note denagn
bolpointnya.
6)
Name tag untuk
peserta.
7)
Laptop atau
computer.
8)
Dalam mempersiapkan peralatan dan
perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan
perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.
g)
Mempersiapkan ruang rapat
Sekretaris harus memastikan terlebih
dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat
sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun
apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor,
rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat
diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksakepastian
tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan
sehubunganb dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :
1)
Cahaya penerangan
Bila
ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan
penerangan
cahaya sinar
matahari,
pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
2)
Ventilasi udara
Usahakan
agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu
dingin
akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
3)
Pengaturan tempat duduk
Pengaturan
tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa
macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :
a)
Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk
jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas
:
b)
Gaya konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar
semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team
work. Berikut
ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi :
c)
Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang
rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat
duduk gaya huruf U:
d)
Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang
rapat gayaworkshop cocok untuk
diskusi kelompok.
Berikut ini pengaturan tempat duduk
gaya workshop .
h)
Akomodasi/penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari
satu hari, biasanya para peserta rapat akanmenginap di suatu tempat Untuk itu
sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat
tersebut mulai pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir
akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.
i)
Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan
di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus
dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.
j)
Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan
(snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para
peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat
lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan
berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan
dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
1)
Disajikan sebelum peserta rapat
duduk.
2)
Disajikan selama rapat berlangsung.
3)
Disajikan pada waktu istirahat
dengan cara mengambil sendiri.
4)
Disajikan secara kombinasi. Pada
awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para
5)
pesert rapat mengambil sendiri
makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.
k)
Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang
pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit
kesehatan untuk menjaga kondisi
kesehatan para peserta rapat.
l)
Pengecekan persiapan terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H -
1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala
sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain
sebagai berikut :
a)
Apakah kursi telah cukup sesuai
dengan jumlah peserta rapat?
b)
Apakah letak tempat duduk sesuai
dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
c)
Apakah semua alat perlengkapan rapat
telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi
d)
dengan baik?
e)
Apakah bahan-bahan atau materi rapat
yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?
f)
Apakah daftar hadir, agenda rapat
dan susunan acara telah disiapkan?
g)
Apakah konsumsi rapat telah
dipesan/disiapkan?
¯
PELAKSANAAN
RAPAT
1. suasana rapat berlangsung terbuka
Maksud dari suasana rapat berlangsung terbuka ialah setiap
peserta rapat jangan saling mencurigai/berprasangka. Peserta rapat yang hadir
harus bersikap objektif,jujur,tidak berburuksangka kepada peserta rapat yang
lain. Meskipun suasana rapat terbuka bukan berarti setiap orang dapat
mengemukakan gagasannya tanpa memperhatikan etika berkomunikasi. Suasana rapat
yang terbuka dapat menghidupkan suasana rapat yang baik, menimbulkan rasa
persahabatan,kerja sama yang baik, kesetiaan yang tinggi terhadap pekerjaan dan
diantara peserta rapat. Bila suasana rapat berlangsung terbuka maka rapat dapat
berjalan fleksibel, tidak mati dan tujuan rapat akan berhasil.
2.peserta rapat berpartisipasi aktif
Rapat diselenggarakan dengan tujuan tertentu. Tujuan dapat
tercapai bila seluruh peserta berperan serta mengemukakan pendapat,bertanya, dan
ikut menyetujui keputusan rapat.
3.hindari debat kusir
Pada saat rpat janganlah sampai mengemukakan pendapat tanpa
disertai denga alasan, bukti yang kuat
atau logis. Bila mengemukakan pendapat hanya bermaksud ingin menang sendiri
tanpa disertai alasan yang logis maka akan terjadi perdebatan yang tidak ada
hentinya atau ''debat kusir''. Debat kusir artinya perdebatan yang tidak
disertai alasan yang masuk akal, hanya menonjolkan emosi. Debat kusir hanya
akan menyebabkan suasana rapat menjadi panas,tegang dan tidak menyenangkan.
Selain itu peserta rapat yang lain hanya akan jadi penonton dan pendengar yang
pasif. Pada saat rapat bila terjadi perdebatan yang berkepanjangan rapat itu
berjalan secara efektif dan mungkin saja
tujuan rapat tidak akan tercapai.
4,adanya kendali dan ketua rapat
Rapat berlangsung terbuka dan para peserta rapat
berpartisipasi aktif. Tidaklah
cukup meskipun rapat berlangsung terbuka
dan peserta rapat berpartisipasi aktif namun rapat harus berlangsung secara
terkendali, maksud terkendali adalah jalannya rapat harus sesuai dengan tema
permasalahan. Bila rapat berjalan diluar jalur tema yang telah ditetapkan, pimpinan
(ketua rapat) harus mampu membimbing,mengarahkan, dan memberi kemudahan
terhadap peserta rapat.
5.bahasa harus komunikatif
Pada waktu rapat bahasa yang digunakan harus jelas, singkat,
dan tepat atau komunikatif.
bagus ijin copas, buat tugas sekolah..
BalasHapusTerimakasih .. untuk bahan presentasi nih
BalasHapusTerimakasih .. untuk bahan presentasi nih
BalasHapusTerimakasih .. untuk bahan presentasi nih
BalasHapusBlackgroundnya bagus,smoga besok besok bisa dibuat seperti power point
BalasHapusFree Casino Site | Bonus + Free Spins | Lucky Club
BalasHapusIf you enjoy playing games and then you can enjoy the bonus, free spins, or bonus rounds if you like to play the games you want. luckyclub