Mengelola pertemuan/rapat

Mengelola pertemuan/rapat

¯    PENGERTIAN RAPAT

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatapmukadan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untukmendapatkan mufakat melalui musyawarah  untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentukkomunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahantertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaanorganisasi dapat dirumuskan.

Walaupun rapat merupakan aktivitas yang sangat penting, namun sering kita temukan beberapa

permasalahan dalam rapat, dimana kita sering mendengar adanya keluhan dari pengawai,”Apa sih,gunanya rapat?”. Artinya adanya keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat karena rapatdianggap tidak perlu, membuang-buang waktu. Hal ini terjadi karena pengelolaan rapat yang kurang tepatantara lain:

1.      Para anggota organisasi terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat.

2.      Rapat hanya dijadikan alat  pembenaran ide atau kehendak pimpinan.

3.      Hasil rapat tidak pernah ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa pernah diusahakan untuk direalisasikan.

Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat.

Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli:

Menurut para ahli:

1.      Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara

pimpinan kantor dengan stafnya.

2.      Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian bisadisimpulkan oleh penulis:

a.       Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataopmuka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

b.      Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

c.       Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.

d.      Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.

e.       Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untukmembicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

f.       Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/parapegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

Pengertian pertemuanPertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan .pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh pimpinan dengan stafnya tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua unsur yang ada.  

Pengertian pertemuan menurut para ahli :

Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.

Ø  Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe: Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hash yang disepakati/disetujui bersama.

Ø  Dalam buku Surat Menyurat dan Komunikasi penyusun Cut Rozanna, rapat adalah pertemuan antara para anggota di ling­kungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Rapat merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan

Ø  Menurut Nunung dan Ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat Komunikasi antara pimpinan kantor dan stafnya.

Ø  Rapat ialah suatu bentuk media Komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, bak swasta maupun pemerintah.

Ø  Menurut Hasibuan (1985) Diskusi, adalah visi dari dua atau lebih individu yang berinteraksi secara verbal dan dengan saling bertatap muka tentang tujuan atau target yang telah diberikan dengan cara pertukaran informasi atau mempertahankan.

Ø  Moh. Uzer Usman (2005:94) menyatakan bahwa diskusi kelompok adalah proses yang teratur yang melibatkan sekelompok orang diwajah informasi untuk menghadapi interaksi dengan berbagai pengalaman atau informasi, kesimpulan atau solusi untuk masalah.

Ø  Moh Surya (1975:107), mendefinisikan diskusi kelompok adalah proses dimana siswa akan mendapatkan kesempatan untuk berkontribusi pengalaman mereka sendiri dalam memecahkan masalah umum.

Dengan demikian kesimpulan saya,Pengertian Rapat adalah Suatu media Komunikasi Untuk Merundingkan suatu permasalahan yang diselesaikan secara bermusyawarah dalam suatu kelompok

Ø  FUNGSI RAPAT

Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :

v  Untuk memecahkan masalah.

v  Untuk menyampaikan informasi.

v  Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.

v  Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.

v  Sebagai sarana bernegosiasi.

v  Ketentuan hokum.

Ø  JENIS-JENIS RAPAT

Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya. Menurut

tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu

a.       Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Dalam

rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta

rapat.      

b.      Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari

pemecahan suatu masalah. Pada    rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c.     Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:

a)      Rapat resmi (formal meeting)

b)      Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

c)      Rapat tidak resmi (informal meeting)

d)     Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba.

e)      Rapat terbuka

f)       Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.

g)      Rapat tertutup

h)      Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagi berikut :

a)      Rapat mingguan

Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

b)      Rapat bulanan

Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

d)     Rapat semesteran

Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.

e)      Rapat tahunan

Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

a)      Rapat rutin

Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.

b)      Rapat insidentil

Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diseleseikan bersama.

Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:

a)      Rapat Vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.

b)      Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua macam antara lain:

a)      Rapat kerja Terpimpin, yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara serentak dan seragam.

b)      Rapat kerja terbuka, yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran.

Berdasarkan nama, rapat dibedakan menjadi dua macam antara lain:

1)      Rapat kerja.

Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2)    Rapat dinas.

Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

3)    Musyawarah kerja.

Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

Tujuan Rapat

Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu) atau bila terjadi suatu peristiwa yang luar biasa. Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:

     Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.

     Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

     Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

     Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi.

     Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

     Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.

Agar Tujuan Rapat dapat dicapai, analisis (Pelajari) terlebih dahulu bagaimana tingkat ketercapaian dari Tujuan tersebut.

Tujuh persyaratan pelaksanaan rapat yang baik:

1.      Suasana terbuka

2.      Tidak ada monopoli

3.      Partisipasi aktif dari peserta rapat

4.      Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan

5.      Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

6.      Pertanyaan singkat dan jelas

7.      Disiplin waktu

Syarat-Syarat Rapat

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat.

Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:

a)      Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.

b)      Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.

c)      Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).

d)     Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :

a)      Persiapan rapat.

Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :

1)      Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.

2)      Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.

3)      Penentuan tempat.

4)      Akomodasi.

5)      Konsumsi.

6)      Media/peralatan.

b)   Pelaksanaan rapat.

1)      Suasana rapat berlangsung terbuka.

2)      Para peserta rapat berpartisipasi aktif.

3)      Adanya kendali dari ketua rapat

4)      Hindarkan debat kusir.

5)      Bahasa harus komunikatif.

6)      Hindarkan monopoli ketika berbicara.

7)      Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.

8)      Adanya notulen.

9)      Acara rapat.

10)  Media rapat.

11)  Waktu.

Ø  TIPE PESERTA DAN PEMIMPIN

Ø  Tipe peserta rapat:

o   Tipe pemberi semangat, yaitu tipe peserta rapat yang memiliki kemauandan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain.

o   Tipe penyerang, yaitu tipe peserta rapat yang selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta yang lain.

o   Tipe pendengar, yaitu tipe peserta rapat yang biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran, dan lebih bersifat pendiam.

Ø  fungsi peserta rapat:

o   Sebagai penyumbang pendapat, yaitu peserta rapat harus dapat menyumbangkan pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama. Semakin banyak peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, semakin banyak masukan yang didapat untuk menyelesaikan masalah. Agar pendapat seorang peserta rapat dapat diterima oleh peserta rapat yang lain, hendaklah pendapat yang disampaikan berdasarkan atas pemikiran yang saksama.

o   Sebagai penyumbang data, yaitu pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan para peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.

o   Sebagai perumus kesimpulan, semua saran, pendapat, ide, gagasan dari seluruh peserta rapat tentunya perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam perumusan kesimpulan.

o   Sebagai pembantu pimpinan, yaitu setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan.

Ø  Tipe Pemimpin Rapat:

Namun secara garis besar tipe-tipe pemimpin rapat dapat dilihat sebagai berikut:

1.      Tipe Otoriter

o   Tipe otoriter adalah orang yang memimpin rapat dengan sikap 'tangan besi'. Maksudnya pemimpin dengan tipe ini merasa bahwa ialah orang yang paling mengetahui permasalahan yang sedang dihadapi. Sehingga ia tidak memberikan kesempatan kepada orang lain untuk mengeluarkan pendapat.

Pemimpin seperti ini biasanya lebih cendrung bertindak seperti komandan yang memberikan perintah kepada prajurit-prajuritnya. Rapat yang dipimpin dengan orang dengan tipe ini serasa tidak hidup. Karena setiap permasalahan tidak lagi didiskusikan melainkan langsung diatasi oleh pimpinan itu sendiri.

tipe pemimpin rapat

2. Tipe Demokratis

Tipe ini merupakan idaman bagi peserta rapat, ia memberikan kebebasan bagi anggota rapat untuk memeberikan pendapatnya masing-masing. Pemimpin dengan tipe ini merasa bahwa rapat merupakan ajang penyelesaian masalah bersama dengan cara musyawarah.

Rapat yang dipimpin oleh pemimpin bersifat demokratis menghasilkan keputusan rapat yang diambil oleh keseluruhan peserta rapat. Rapat menjadi dinamis karena seluruh peserta rapat ikut menyumbangkan idenya masing-masing.

3. Tipe laissez faire

Berbanding terbalik dengan kedua tipe diatas, tipe ini membiarkan peserta rapat untuk menyelesaikan masalahnya sendiri. Pemimpin dengan tipe ini acuh tak acuh terhadap rapat yang sedang dilaksanakan. Tipe ini juga menyerahkan segala sesuatunya kepada peserta rapat. Pemimpin rapat tipe laissez faire ini ibarat penonton saja diataran peserta rapat.

Dari ketiga tipe pemimpin rapat diatas, dapat kita simpulkan bahwa tipe pemimpin rapat bersifat demokratislah yang mampu menghidupkan suasana rapat yang ideal, sekaligus menghasilkan keputusan rapat yang mencerminkan aspirasi seluruh peserta rapat.

Fungsi pemimpin rapat:

Sebagai pengarah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus, dan tidak menyebar ke topik/masalah lainnya.

Sebagai penengah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat. Seorang pemimpin rapat harus mampu bersikap adil kepada semua peserta rapat, tidak memihak kepada seseorang/kelompok tertentu, dan tidak mencari-cari siapa yang salah dan yang benar.

Sebagai penggerak, yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta rapat.

Sebagai pencari solusi, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang luas.

Ø  TEKNIK PENGENDALIAN RAPAT

                ·  Tiga teknik pengendalian rapat:

1.      Pengendalian rapat bebas terbatas adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Peserta rapat diperbolehkan beradu argumentasi atau berdebat tanpa harus melalui pemimpin rapat. Pemimpin rapat hanya bertugas mengawasi jalannya pembicaraan. Jika pembicaraan dirasa sudah cukup, pemimpin dapat menghentikan perdebatan dan menyimpulkannya menjadi sebuah keputusan rapat.

2.      Pengendalian rapat secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pemimpin rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan.

3.      Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali. Jika situasi rapat sudah dianggap lancar kembali, pemimpin rapat dapat menggunakan cara pengendalian bebas terbatas.

Ø  3 (tiga) teknik bertanya dalam rapat adalah sebagai berikut.

1. Pertanyaan umum adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seluruh peserta rapat dengan tujuan agar setiap peserta turut aktif untuk berpikir mencari jawabannya.
2. Pertanyaan langsung adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat yang mempunyai sifat pemalu/penakut untuk aktif dalam kegiatan rapat. Pertanyaan model langsung dapat juga digunakan untuk memberikan terapi kepada para peserta yang asyik dengan percakapan pribadi.
3. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan adalah pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin rapat dan pemimpin rapat mengoperkan kembali pertanyaan tersebut kepada peserta rapat lainnya. Pertanyaan model ini bertujuan untuk memotivasi keaktifan para peserta dalam kegiatan rapat dan menghindari monopoli dari pemimpin rapat.

Ø  PERENCANAAN DAN PELAKSANAAN RAPAT

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

v  Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat

tersebut.

v  What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan

agenda rapat.

v  Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan

peserta rapat yang diundang.

v  Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat

penyelenggaraan rapat.

v  When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan

waktu rapat akan diselenggarakan.

v  How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat

tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka,

dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD

projector, tape, video dan alat lainnya.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :

a)      Membuat agenda rapat dan acara rapat susunan

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suat rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan

pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

b)      Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

c)      Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1)      Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2)      Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3)      Mencantumkan perihal undangan rapat.

4)      Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5)      Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

d)     Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

e)      Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

Agenda rapat. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya)

Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

f)       Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :

1)      While board lengkap dengan spidol dan penghapus.

2)      Flip chart lengkap dengan spidolnya.

3)      LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

Sound system lengkap dengan mikroponnya.

4)      Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

5)      Block note denagn bolpointnya.

6)      Name tag untuk peserta.

7)      Laptop atau computer.

8)      Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

g)      Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksakepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubunganb dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 

1)      Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan

penerangan cahaya sinar

matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

2)      Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu

dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

3)      Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :

a)      Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :

b)      Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team

work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi :

c)      Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:

d)     Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gayaworkshop cocok untuk diskusi kelompok.

Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .

h)      Akomodasi/penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akanmenginap di suatu tempat Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

i)        Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

j)        Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :

1)      Disajikan sebelum peserta rapat duduk.

2)      Disajikan selama rapat berlangsung.

3)      Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.

4)      Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para

5)      pesert rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.

k)      Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit

kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

l)        Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :

a)      Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?             

b)      Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?

c)      Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi

d)     dengan baik?

e)      Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?

f)       Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?

g)      Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?

¯ PELAKSANAAN RAPAT

1. suasana rapat berlangsung terbuka

Maksud dari suasana rapat berlangsung terbuka ialah setiap peserta rapat jangan saling mencurigai/berprasangka. Peserta rapat yang hadir harus bersikap objektif,jujur,tidak berburuksangka kepada peserta rapat yang lain. Meskipun suasana rapat terbuka bukan berarti setiap orang dapat mengemukakan gagasannya tanpa memperhatikan etika berkomunikasi. Suasana rapat yang terbuka dapat menghidupkan suasana rapat yang baik, menimbulkan rasa persahabatan,kerja sama yang baik, kesetiaan yang tinggi terhadap pekerjaan dan diantara peserta rapat. Bila suasana rapat berlangsung terbuka maka rapat dapat berjalan fleksibel, tidak mati dan tujuan rapat akan berhasil.

2.peserta rapat berpartisipasi aktif

Rapat diselenggarakan dengan tujuan tertentu. Tujuan dapat tercapai bila seluruh peserta berperan serta mengemukakan pendapat,bertanya, dan ikut menyetujui keputusan rapat.

3.hindari debat kusir

Pada saat rpat janganlah sampai mengemukakan pendapat tanpa disertai denga  alasan, bukti yang kuat atau logis. Bila mengemukakan pendapat hanya bermaksud ingin menang sendiri tanpa disertai alasan yang logis maka akan terjadi perdebatan yang tidak ada hentinya atau ''debat kusir''. Debat kusir artinya perdebatan yang tidak disertai alasan yang masuk akal, hanya menonjolkan emosi. Debat kusir hanya akan menyebabkan suasana rapat menjadi panas,tegang dan tidak menyenangkan. Selain itu peserta rapat yang lain hanya akan jadi penonton dan pendengar yang pasif. Pada saat rapat bila terjadi perdebatan yang berkepanjangan rapat itu berjalan  secara efektif dan mungkin saja tujuan rapat tidak akan tercapai.

4,adanya kendali dan ketua rapat

Rapat berlangsung terbuka dan para peserta rapat berpartisipasi aktif.  Tidaklah cukup  meskipun rapat berlangsung terbuka dan peserta rapat berpartisipasi aktif namun rapat harus berlangsung secara terkendali, maksud terkendali adalah jalannya rapat harus sesuai dengan tema permasalahan. Bila rapat berjalan diluar jalur tema yang telah ditetapkan, pimpinan (ketua rapat) harus mampu membimbing,mengarahkan, dan memberi kemudahan terhadap  peserta rapat.

5.bahasa harus komunikatif

Pada waktu rapat bahasa yang digunakan harus jelas, singkat, dan tepat atau komunikatif.